Használati útmutató

 
Új bizonylat létrehozása

 
Új bizonylat létrehozásakor az első teendő a számlakönyv kiválasztása. Ha még nincs számlakönyv, úgy nincs számla-sorszám formátum sem meghatározva. Először a számlakönyvet kell létrehozni, a Beállítások > Számlakönyvek kezelése menüpontban.

Létrehozás után a számlakönyv már megjelenik az Új bizonylat funkciónál.

Több számlakönyv definiálásakor azt a számlakönyvet, amelyet a leggyakrabban használunk, a Beállítások menüpontban "alapértelmezett"-nek érdemes kijelölnünk, ekkor először az jelenik meg az Új bizonylat készítésekor a legördülő boxban.

 
A számla teljesítése az a nap, amikor egy szerződött teljesítés ellenértéke - amelyre a számlát kibocsátjuk - megtérítésre kerül, tehát tipikusan az a nap, amikor a számlázott összeg a bankszámlára beérkezik (amennyiben díjbekérővel előzetesen bekértük), készpénzes számla esetén ez mindig az a nap, amikor a készpénzt a házipénztárba befogadtuk.
A számlát - ha banki átutalásos -, úgy a törvény szerint "ésszerű időn belül, de legfeljebb 15 napra" a tényleges teljesítést (termék leszállítását, szolgáltatás elvégzését) követően ki kell állítani. Nincs jogilag korrekt lehetőség egy tényleges teljesítés után több hónappal később számlázni. Készpénzes számlát pedig azonnal (aznap) kell kiállítani.
Folyamatos teljesítés esetén (amikor havi szinten valamilyen szolgáltatást nyújtunk egy Ügyfelünk felé), a teljesítés napja és a számla befizetési határidejét egyazon napra kell megjelölni, és be kell kattintani a [ ] "folyamatos" feliratú jelölőboxot is!

A számla befizetési határidejére vonatkozólag a 2013. évi V. tv. (az új Polgári törvénykönyv) 6:130.§ (1) pontja már a teljesítésről szóló szerződés megszövegezése során is megköveteli, hogy legfeljebb 30 nap lehet a pénzügyi teljesítés esedékessége, (3) pontja pedig kiemeli, hogy tisztességtelen - és jogszabályba iktatva már törvénytelen - a számla kiállítóját arra kényszeríteni, hogy 30 napnál hosszabb fizetési határidőt elviseljen.


A számla tárgya a teljesítéshez kapcsolódó gondolat, így például: "Ipari szerelvény gyártása 2014/007 sz. szerződés szerint". Kitöltése nem kötelező.

A számlatételek felviteléről a Súgóban külön fejezet foglalkozik.

Számlazáró szöveget a számlázás végén tudunk beállítani. Szintúgy nem kötelező kitölteni.

 
A számlák kötelező adattartalmát a NAV 18.sz információs füzete részletesen bemutatja. Ez az iránymutató dokumentum a www.NAV.gov.hu szerverről, ide kattintva közvetlenül is elérhető, 2014-re hatályos változata: NAV_18_IF.pdf 

A SzámlázóLite program ezen füzet, vagyis a hatályos NAV iránymutatás alapján készült, és mindig a hatályos iránymutatás alapján kerül továbbfejlesztésre.

További segítségül: az ÁFA tartalmú számlák kibocsátásáról a 2007. évi CXXVII. tv (ÁFA tv.) X. fejezete foglalkozik.

 

 
Vevői adatok kezelése

 
A számlafejléc beállítása után nyílik lehetőség új partner betárolására, vagy már betárolt partner adatainak betöltésére.

A betöltés után is, ha Ön átírja a partner adatait, akkor azok az adatok aktuálisan felitelre kerülnek az új számla fejlécébe, és elmentésre kerülnek a partnertörzsben (meglévő partner adatainak frissítése).

Ahhoz tehát, hogy egy számlát kiállítsunk, nem kell előzetesen a partnertörzset feltölteni. A program ezt a partnertörzset életszerűen, a számlázások alkalmával, folyamatosan töltögeti fel.

 
Fontos technikai eljárás, hogy a számlára nem automatikusan a partnertörzsből bekötött adatok kerülnek, hanem mindig tételesen és frissen az, ami az adott számla összeállításakor a Partner adatlapon berögzítésre kerül a számlához.

Tehát, ha egy számla kiállítása közben Ön - vagy munkatársa -, egy másik számítógépen bejelentkezve direkt, vagy véletlenül átállítja egy partner (vevő) adatait (a Partnertörzsben), akkor ez az éppen készülő számlába nem fog belezavarni - a program fel van készítve arra, hogy egy cégen belül egyszerre több munkatárs is használhatja, és egymás munkájába (adataba) ne zavarjanak bele.

 

 
Számlatételek (termékek - árucikkek, szolgáltatások) kezelése

 
Számlatételek berögzítése többféle kényelmes módon és céllal történhet.

Néha előfordul, hogy egyedi megrendeléseknél olyan terméket gyártunk vagy szolgáltatást biztosítunk, amit másnak nem fogunk, ezért addott a lehetőség arra, hogy ne kelljen terméktörzsbe menteni, csak kitöltjük az adatokat, és lenyomjuk a kék gombot. Ekkor csak az adott számlára kerül fel az adott tétel.

Ha a narancs színű ("új termékként mentés") gombot használjuk, akkor egy későbbi számlázás során kényelmesebben, a fenti legördülő boxból kiválaszthatjuk az adott terméket és rátehetjük másik számlára - hasznos ez akkor is ha egy adott ügyfélkörnek havonta ugyanat biztosítjuk és ugyanazt számlázzuk.

Van, amikor a termék ára vagy leírása picit megváltozik, ekkor az a verzió hasznos, hogy a korábban mentett termékek közül fent kiválasztjuk, a termék adatai ekkor betöltődnek, és lenyomjuk a zöld gombot. Ekkor felkerül a termék a számlára és a fenti boxból is ki lehet választani, már a frissített - módosult - adatokkal.

Az árucikk beárazására két oldalról is van lehetőség. Ha az ÁFA % kiválasztása után a nettót kezdjük el kitölteni, akkor a szoftver automatikusan a bruttó rubrikát elkezdi kitölteni, ÁFÁ-val felszorozva. Ha egész számú bruttó értékeket szeretnénk, tehát a bruttót "kozmetikázzuk", akkor a nettó értéket fogja visszafelé kalkukálni. A példában egy bruttó 600 Ft-ra beállított termék látszik:

 

 

 
"Bizonylatok" nézet

Ez az áttekintő oldal fogadja a szoftver Használóját, belépést követően. Induló nézetnek az aktuális hónap bizonylat-összesítő listája jelenik meg.

A lista felső sarkában a szoftverről a jelen Súgó a "Használati útmutató" linkre kattintva érhető el.

A "hu" és "en" linkre kattintva magyar és angol nyelvű felület között lehet választani.

Alatta az eddig kibocsátott számlákhoz tartozó hónapok közül választhatunk (nincs ott az év összes hónapja, vagyis olyan hónap nincs a legördülő listában amikor számla nem is ekrült kibocsátásra).

Bal oldal a zöld (+) ikon melletti "Új" linkre kattintva új bizonylat (számla vagy proforma) kibocsátása indítható el.

Alatta a választott hónap bizonylatai láthatóak.


A lista első oszlopában a bizonylatfajtákat az alábbi ikonokkal különböztettük meg:

 számla
 storno számla
 díjbekérő (proforma)
 befizetési igazolás.

Az adott sor első oszlopának ikonjára kattintva a bizonylat megnyílik, ugyanígy a második oszlopban, ahol kékkel aláhúzott linken, a bizonylat sorszáma látható.

A linkre vagy az ikonra kattintva megjelenik a számla áttekintő nézete, és az áttekintőből lehet a (pdf) ikonra kattintva a számlapéldányokat letölteni, vagy további példányokat készíteni.

Szintúgy az előnézeti képből lehet a számlát stornozni, a díjbekérőből pedig számláz kiállítani, illetve a díjbekérőt el is lehet rejteni a listából, ha pl. már kifizették azt, és azalapján számla készült.


Visszatérve a listához: a további oszlopok a Vevő neve, a bizonylat dátumai (kiállítás, pénzügyi tejesítés és befiz.határidő), ezután a bizonylat nettó - ÁFA - bruttó összesítése látható, majd a fizetési mód és a bizonylat fajtája, név szerint is kiírva, pl. "számla".

A lista alatt a számla (és storno számla) típusú bizonylatok értékének adott hónapra vonatkozó összesítő kalkulációja jelenik meg:

 

 
"Pénzügyi kimutatások" nézet

 
A Pénzügyi kimutatások nézet különösen fontos a program használata - bizonylatok könyvelése és visszahívhatósága - tekintetében.

A bizonylatok - számlák és proformák - többféle szűrési módon és céllal hívhatók elő.

Itt lehet a 2016.01.01 hatállyal módosult 23/2014(VI.30) NGM.r. szerinti NAV XML fájlt is előállítani.

Nézzük az űrlap funkcióit:

- 1. Lehetőség van adott vevőnévre szűrni, webes táblázatban, ez kiegészíthető dátumok közti szűréssel

- 2. Szűrhetünk a "számlakönyv" legördülő boxból kiválasztva adott év adott számlakönyvére

- 3. A számlakönyvön belül sorszám tartományr,a például 2016/0011-2016/0051 közötti számlákra

- 4. Két dátum között, itt a dátumokban nincs megkötés, tehát lehet a két dátum között akár 1 év is

- 5. Szűkíthetjük a kapott listát csak számlákra, csak mínusz végű számlákra vagy csak díjbekérőkre

- 6. Szűkírhetjük a listát csak utalásos vagy csak készpénzes számlákra, de van lehetőség utánvét, bankkártyás és 3 SZÉP Kártya fajta szerint szűrni.

- 7. A szűrés utáni listát nézhetjük webes táblázatként, vagy hogy CSV fájlt készítsen a program és "feldobja" azt, hogy lementhessük.

- 8. NAV XML formátum az NGM rendelet szerint két megadott sorszám közötti tartományban, vagy két 2016.01.01 utáni dátumra kérhető le.

 

 

 
Partnertörzs

 A Partnertörzs-be az "Új" gombra kattintva adatlap jelenik meg, vagy a listában szereplő cégek közül a kéken aláhúzott linkre (módosít) jelenik meg a módosító adatlap.

 

Az adatlapon betárolható adatok, ezek közül a név és a számlázási cím kötelező, az ügyfélszám (vevőkód) opcionális, adószámot pedig a 2 MFt értékű számlák kiadásához kell a vevő rovatban feltüntetni.

 

 

A partnertörzsból a törlés opcióra kattintva:

A program tehát nem azonnal töröl, hanem csak jóváhagyás, rákérdezés után.

Valójában az adatbázisból a vevői adat ekkor sem törlődik, csak egy jelzőbit állítódik REJTETT-re. A szoftver üzemeltetője, kérésre (emailben: info@jasminekft.hu) vissza tudja állítani a véletlenül törölt vevőt rejtett-ről megjelenő-re (ezért nincs tényleges adattörlés).

 

 

 
"Beállítások" főmenü


Konfigurációs kategóriák:

- Használó valódi neve és a jelszó
- Cégadatok
- Számlakönyvek adatai
- ÁFA, pénzforgalmi elszámolású ÁFA vagy ÁFA-mentesség illetve KATA beállítása


Tipikus Képernyőképek, Példák: